Politique de confidentialité

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Cette politique explique les traitements de données personnelles effectués pendant le test gratuit de Lucian, au regard du RGPD et de la loi Informatique et Libertés. Le projet est porté par une personne physique ; aucune société Lucian n'est constituée. Certains éléments opérationnels sont encore signalés entre crochets et doivent être renseignés et validés avant l'ouverture à des utilisateurs réels.

Qui traite vos données ?

[nom et prénoms de la personne responsable du test à renseigner], à l'adresse [adresse de la personne responsable du test à renseigner], est responsable des traitements dont cette personne détermine les finalités et les moyens : gestion des comptes du test, relation avec les utilisateurs et sécurité du service. Contact : privacy@getlucian.fr.

Pour les données de dossiers traitées sur instruction d'un organisme utilisateur, notamment une étude notariale ou une agence immobilière, l'éditeur intervient comme sous-traitant. Le ou les responsables de traitement sont les organismes qui déterminent effectivement les finalités et les moyens des traitements concernés ; les droits d'administration dans l'application ne suffisent pas à déterminer ce rôle.

L'organisme qui vous invite doit vous communiquer son identité, ses coordonnées et l'information propre aux traitements du dossier. Vous pouvez demander à l'éditeur de vous orienter vers le bon interlocuteur.

Données et sources

Les données proviennent de vous, de la personne ou de l'organisme qui vous invite, des autres participants selon leurs habilitations et de l'utilisation du service. Certaines peuvent donc être reçues avant la création de votre compte. Le nom, l'adresse électronique et les données d'authentification demandées sont nécessaires à la création et à la sécurisation du compte ; à défaut, cet accès ne peut pas être fourni. Les retours sur le produit sont facultatifs.

Le jeu de données envoyé à PostHog est distinct de la base Lucian. En production, PostHog reçoit l'UUID du compte comme identifiant pseudonyme pour le diagnostic : il permet à l'exploitant de retrouver le compte dans Lucian. Le rôle du compte est transmis : agent (agent immobilier), notary (notaire) ou customer (particulier), ainsi que son état. Le nom et l'adresse électronique sont réservés aux seuls comptes agent dans leur profil PostHog ; les profils notary et customer n'en reçoivent aucune copie. Cet identifiant pseudonyme reste une donnée personnelle, et ne rend pas les données anonymes.

PostHog reçoit des événements d'usage datés et leurs propriétés limitées (par exemple le type d'action ou des nombres de documents et de créneaux). Les événements métier comprennent l'identifiant de session Rails pour les regrouper par session. S'y ajoutent des classes d'erreur et cadres de pile techniques sans texte des messages d'erreur ni extraits de source, et des résumés techniques de traitement des requêtes. L'export applicatif écarte le contenu des dossiers, les paramètres des requêtes, arguments de tâches, URL brutes et pages d'origine, adresses IP des utilisateurs et propriétés géographiques. Les journaux exportés n'utilisent pas de nom ou d'adresse électronique comme identité et n'ajoutent pas de correspondance avec un compte connecté. Les journaux locaux du service restent distincts.

Privilégiez les données fictives pour les essais. Les documents peuvent contenir des données de tiers : seules les données nécessaires au dossier doivent être déposées. Les données sensibles ou pénales nécessitent un cadre spécifique ; leur dépôt n'est pas autorisé par la seule acceptation des CGU.

À quoi servent les données ?

Elles permettent d'administrer le test, gérer les comptes et invitations, assurer les partages autorisés, les échanges et les rendez-vous, envoyer les notifications nécessaires, répondre aux demandes et protéger le service. Les retours volontaires servent à évaluer l'intérêt du produit. Les contenus des dossiers ne sont pas destinés à la publicité.

PostHog sert, d'une part, au diagnostic des incidents et, d'autre part, à la mesure de l'utilisation des fonctionnalités pour améliorer le produit. La présence du nom et de l'adresse électronique d'un agent dans son profil ne constitue pas une autorisation de prospection. Une éventuelle relation commerciale avec les agents constitue une finalité distincte ; aucune campagne commerciale n'est mise en place par cette intégration.

Bases légales

Pour PostHog, les finalités de diagnostic et d'analyse d'usage doivent être justifiées séparément. [Base légale de chaque finalité, nécessité du jeu de données, et, si l'intérêt légitime est retenu, mise en balance et modalités d'opposition : à renseigner et valider avant l'ouverture réelle.] L'acceptation des CGU ou la reconnaissance de lecture de cette politique ne vaut ni consentement à l'analyse d'usage ni accord de prospection.

Pour les traitements de dossiers effectués comme sous-traitant, les bases légales sont déterminées et expliquées par le responsable concerné. Le contrat avec un organisme ne constitue pas automatiquement la base légale des traitements de toutes les personnes mentionnées dans ses dossiers.

Destinataires et prestataires

Les données du dossier sont accessibles selon les habilitations propres à chaque contenu. Une invitation ne donne pas accès à tous les documents, discussions ou notes. Les accès techniques de l'éditeur et des prestataires doivent être limités aux besoins d'exploitation, d'assistance et de sécurité.

Les données ne sont ni vendues ni louées. Une communication peut être nécessaire pour satisfaire une demande légalement fondée d'une autorité.

Localisation, transferts et sécurité

Le stockage des documents est configuré en France. Les données nécessaires à l'envoi des courriels sont traitées séparément par Brevo dans les lieux indiqués ci-dessus. Cela ne signifie pas que toutes les données du service sont stockées en France. Pour PostHog, [région du projet et lieux de traitement, accès de support et éventuels transferts à vérifier et renseigner]. Une région européenne ne suffit pas à établir l'absence de transfert, notamment si des fonctions d'intelligence artificielle sont activées.

L'export Lucian demande la désactivation de l'enrichissement géographique. [Désactivation GeoIP et abandon des IP stockées dans le projet PostHog : à confirmer par une vérification après ingestion avant l'ouverture réelle.] Cette réduction n'empêche pas les prestataires réseau d'observer l'adresse IP du serveur émetteur lors de l'acheminement.

[Accès depuis des pays hors Espace économique européen, sous-traitants ultérieurs, transferts éventuels, garanties applicables et modalités d'obtention d'une copie de ces garanties : à renseigner après vérification des contrats et de la configuration des prestataires.]

Les échanges avec le service utilisent HTTPS/TLS. L'application contrôle les accès selon les habilitations. Il ne s'agit pas d'un chiffrement de bout en bout rendant les contenus inaccessibles à l'éditeur. [Chiffrement au repos, accès d'administration, sauvegardes et mesures complémentaires effectivement déployées : à renseigner.]

Durées de conservation

Les durées dépendent des données et de leur finalité. Les trente jours prévus pour les dossiers sont une règle du service, pas un délai général imposé par le RGPD.

Dossiers : les données sont conservées pendant l'ouverture du dossier, puis pendant 30 jours après sa clôture. Les membres peuvent récupérer les documents encore accessibles selon leurs habilitations. La purge est ensuite prise en charge par un traitement quotidien ; la suppression des fichiers est asynchrone. [Délai maximal d'achèvement et procédure de reprise en cas d'échec : à renseigner.]

Comptes : la suppression d'un dossier ne supprime pas automatiquement tous les comptes. Un compte temporaire sans participation active peut recevoir une proposition de conservation ; sans acceptation, sa suppression est prévue après un mois, sous réserve de l'absence de participation active ou d'invitation en attente. Les comptes conservés ou permanents suivent un cycle distinct. [Durée ou critères de clôture des comptes inactifs : à renseigner.] Les preuves d'acceptation et de lecture sont actuellement supprimées avec le compte.

Invitations de création de compte : les invitations expirées non utilisées sont supprimées par un traitement quotidien ; les invitations acceptées sont purgées après trente jours. Les invitations à un dossier suivent le cycle de ce dossier.

Autres données : [durées des journaux techniques, échanges d'assistance, retours sur le produit, demandes de droits, données Brevo, sauvegardes et éventuelles archives nécessaires à un litige : à renseigner, avec leur point de départ]. La purge d'un dossier dans l'application ne suffit pas à garantir l'effacement immédiat de ces copies et traitements distincts.

PostHog : [durées ou critères de conservation du profil, des événements et des journaux, points de départ et délais effectifs d'effacement : à renseigner et valider]. Le délai de 30 jours des dossiers ne s'applique pas automatiquement à ce prestataire. La suppression d'un dossier ou d'un compte dans Lucian ne déclenche pas l'effacement automatique dans PostHog. Le profil et ses événements nécessitent une procédure distincte dont l'achèvement est vérifié ; les journaux et éventuelles copies sont examinés séparément.

Les demandes d'effacement sont examinées selon les conditions et exceptions légales. Les obligations d'archivage des organismes utilisateurs doivent être assurées dans leurs dispositifs propres.

Cookies et traceurs

Le service utilise des cookies de session et d'authentification, notamment pour maintenir la connexion lorsque cette option est demandée. Les cookies strictement nécessaires au service demandé ne nécessitent pas de consentement préalable. [Noms, fonctions et durées des cookies effectivement déposés : à renseigner après vérification du déploiement.]

L'intégration PostHog fonctionne côté serveur, sans SDK navigateur, sans session replay et sans cookie analytique ajouté par cette intégration. L'identifiant de session Rails est transmis pour regrouper les événements d'une même session. Cela ne dispense pas de justifier les traitements de données personnelles ni de vous en informer.

L'application n'intègre pas de publicité ni d'outil de suivi publicitaire. [Réglages Brevo de suivi des ouvertures et des clics et information correspondante : à renseigner.] Le refus des cookies nécessaires peut empêcher l'authentification. Aucun consentement à des traceurs facultatifs n'est déduit de l'acceptation des CGU.

Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière. La portabilité concerne les données fournies traitées de manière automatisée sur la base du contrat ou du consentement. Si un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs.

Écrivez à privacy@getlucian.fr. Une réponse vous est apportée dans un mois suivant réception ; ce délai peut être prolongé de deux mois selon la complexité ou le nombre de demandes. Vous êtes alors informé de la prolongation et de ses motifs dans le premier mois. Une précision sur votre identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.

Une demande concernant PostHog est rapprochée de l'UUID de votre compte, après vérification appropriée de votre identité, pour rechercher les données, les communiquer ou examiner leur rectification, limitation ou effacement. L'effacement du profil et de ses événements fait l'objet d'un suivi distinct jusqu'à son achèvement ; les journaux et autres copies éventuelles sont examinés selon leur finalité et leur conservation.

Lorsque l'éditeur est sous-traitant, il transmet la demande au responsable concerné et l'assiste. Une restriction technique de suppression du compte n'empêche pas de présenter une demande par courriel. Le service ne prévoit pas de décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs à votre égard.

Réclamation

Vous pouvez contacter l'éditeur et disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL, sans préjudice de vos autres recours. Ce droit n'est pas subordonné à un accord de l'éditeur.

Violation de données

Lorsqu'il agit comme sous-traitant, l'éditeur informe le responsable de traitement sans retard injustifié après avoir pris connaissance d'une violation. Lorsqu'il est responsable de traitement, il notifie l'autorité compétente dans les conditions de l'article 33 du RGPD, si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance. En cas de risque élevé, les personnes concernées sont informées sans retard injustifié, sous réserve des exceptions de l'article 34.

Traitements pour le compte d'un organisme

Avant de confier des données réelles à l'éditeur comme sous-traitant, l'organisme et l'éditeur doivent conclure un accord conforme à l'article 28 du RGPD, précisant les instructions, la sécurité, les prestataires autorisés, l'assistance, les audits et le sort des données. Cette politique ne remplace pas cet accord. [Référence et date de l'accord applicable au test concerné : à renseigner.]

Contact et mises à jour

Contact données personnelles : privacy@getlucian.fr. Les changements substantiels de cette politique sont portés à votre connaissance. Une nouvelle finalité doit faire l'objet d'une information préalable et d'une base légale appropriée.